SkyArch Networks Redeployed Workforce to the Jobs that Matter with Automating Cloud Cost Billing

SkyArch Networks Inc. is a fast-growing managed service provider established in 2001, and is recognized as an AWS Advanced Tier Services Partner with AWS Managed Service Provider certification. Specialized in server and cloud operation, SkyArch Networks offers a one-stop service from system architecting to operation and maintenance to its customers from a wide range of industries including TMC, mobile operator, SIs, startups etc.

Industry: IT Services
Number of employees: 116 (as of July, 2021)
Annual sales scale: 2.4 billion yen (FY2020)
URL:https://www.skyarch.net/

Our team is free from the monthly billing jobs that have zero tolerance for mistakes and is now able to focus on jobs that drive business impact more.

Ms. Tomomi Yoshida
Sales Support Team
SkyArch Networks Inc.

Challenges

SkyArch Networks provides a service called “SKY-OPT” which packages AWS account management, billing management, monitoring, operation, and optimization based on AWS Well-Architected Framework into one and enables its customers to use IT infrastructure on AWS securely and efficiently.

AWS billing solution is one of the major pillars of SKY-OPT, freeing its end clients from complex cost management, and making it possible for them to pay the bills in domestic currency instead of in US dollars when they receive the invoices directly from AWS.

SkyArch Networks spent a considerable amount of man-hours on the billing operations every month previously. The process started off with exporting Cost and Usage Report (CUR) from the AWS console with switching accounts managed for login and logout. The data obtained were then merged and processed in Microsoft Excel files and filtered by each client. The generated invoices then needed to be double-checked and confirmed by the respective account executives for each client in case there were any miscalculations or misunderstanding on the business terms between the sales team and the back office.

Reserved Instances (RIs) and Savings Plans (SP) management were also a source of pain to the Sales Support team at SkyArch Networks. The team had to review the bills for RIs and SP that were delivered separately, in order to confirm the amount used by instance type and region before accurately reflecting the amount to the respective invoices. The manual nature of these tasks increasingly strained the team as the number of accounts managed by SkyArch Networks increased.

“We tried to complete the process within three days every month, but we often end up working late nights”, recalls Tomomi Yoshida from the Sales Support team. It usually took 9 man-days (3 people x 3 days) before passing the invoices to the account executives for further review.

Solution Trial

SkyArch Networks heard of Alphaus Cloud through the AWS user community and thought that it would solve the problems that plagued their team. SkyArch Networks had Ripple, an account and billing management component of Alphaus Cloud, on free trial to see if it would automate the manual billing process required before issuing invoices to its clients, and mitigate another problem related to a tacit knowledge.

The complexity of AWS cost often results in the situation where a company relies solely on a specific person with a clear understanding over AWS cost and who is usually one of the most experienced AWS engineers in the company. The knowledge on AWS cost calculation and billing tends to be limited to that person, thus becoming tacit and individualized. SkyArch Networks experienced the same problem at the time.

SkyArch Networks also intended to confirm that Alphaus’ solution would optimize the operational cost for running the AWS billing solution in the mid- to long-term.

Why Alphaus Cloud

After completing the free trial, SkyArch Networks found that Alphaus Cloud would automate most of the steps in the billing process which was labor-intensive. SkyArch Networks also verified that the human errors in the billing job with zero tolerance for mistakes and the problem on the individualized tacit knowledge could be significantly decreased, and decided to sign up with Alphaus Cloud.

Tomomi refers to Alphaus’ support as another reason that SkyArch Networks chose Alphaus Cloud. “There are still few services in the industry that support the customers in the local languages and in the same time zone. We are satisfied with the support provided by the Customer Success team at Alphaus in Japanese, who are backed by a deep knowledge and experience on AWS billing.”

With Alphaus Cloud

Automating the manual jobs for calculation and invoicing with Alphaus Cloud improved the working efficiency and productivity at SkyArch Networks. The process of data collection, processing and calculation which took 9 man-days in the past has been fully automated.

“We no longer have to log in and log out of each AWS account’s console to fetch the cost data. Now, we have Alphaus Cloud that can manage a large number of AWS accounts in one place, and we can check the spend there,” says Tomomi.

With the increased efficiency, now SkyArch Networks can focus on jobs that deliver values to its clients. SkyAch Networks also provides Wave, a cost dashboard component of Alphaus Cloud designed for end clients, to its clients as a part of SKY-OPT.

“Need and granularity for cost allocation differs from one client to another. Alphaus Cloud enables us to deliver the customized cost reporting and billing to our clients effortlessly,” Tomomi continues.

SkyArch Networks keeps its effort on delivering better customer experience as well as improving the profitability through purchasing RIs and SP more strategically.

Alphaus’ Cloud Billing Automation Tool to manage AWS, Azure, GCP cloud costs and understand them accurately.

Ripple supports Managed Service Providers (Cloud Resellers) and Enterprises (CCoE / Procurement Departments). Ripple increase cloud cost visibility while reducing manual man-hours and human error by automating cost aggregation, shared costs, vendor credit allocation, and invoicing.

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パブリック・クラウドのリセラーが抱えるクラウドコストの課題

この記事では、パブリック・クラウドのリセリングをするうえで考慮するべきクラウドコストの管理と請求業務の課題についてまとめています。リセラーが抱えるクラウドコスト関連の課題解決のお役に立てれば幸いです。記事の構成は下記のとおりです。記事にはパブリック・クラウドのリセール市場全体の説明も含まれていますが、課題やソリューションに興味がある場合は冒頭部分は飛ばしてください。 記事構成 1. パブリック・クラウド市場の成長 2. リセラーが抱えるクラウドコスト関連の課題 3. 一般的なソリューション 4. ベストプラクティス パブリック・クラウド市場の成長 まず、クラウドリセラーが取り扱うパブリック・クラウド市場について確認します。 「変動コスト」「コストメリット」「俊敏性」「グローバル展開」「設備投資が不要」「速度と迅速性」などの利点を求めたクラウドシフトの流れは民間セクターでは着実に進んでおり、パブリックセクターにもその波は及んでいます。 IT専門調査会社 IDC Japan 株式会社の調査によると、国内のパブリック・クラウド(IaaS・PaaS)市場は年平均成長率 30%で推移することが見込まれ、2026年の市場規模は2021年比約2.4倍の3兆7,586億円になると予測しています。 市場規模の拡大と比例して各パブリック・クラウドを再販するリセラーも増加しています。2021年時点でAWS 約705社、Azure 約140社(2020年時点 CSP)、Google Cloud 約350社ほどであるパートナー企業数は、 さらに増えると見込まれます。そのなかには、すでに別の商品・サービスを提供することで顧客ベースを有しているIT商社・ITコンサルティング事業者が、パブリック・クラウドも提供するような傾向も見られます。 Source: IDC Japan, 3/2022 より抜粋: クラウドリセリングのビジネスモデルは、クラウドベンダーからクラウドサービスを仕入れ、それをエンドクライアントへ提供するものです。「規模の経済」の考え方から、仕入れ量が多いほどリセラーは安く仕入れることができ、エンドクライアントへ割引価格で提供できるようになります(クラウドベンダーによって割引率は変動します)。エンドクライアント数や利用料を増やすことで、さらに割引も増え、取扱高も増えるのでクラウドベンダー、リセラー、そしてエンドクライアンとの間でWin-Win-Winの関係を築くことができます。 リセラーが抱えるクラウドコスト関連の課題 ここまでパブリック・クラウド市場の成長と、それにともなうクラウドリセラー事業への新規参入企業の増加について確認しました。一方で、新規参入するクラウドリセラーにとっての潜在的な課題もあります。 大きな課題のひとつはコスト・請求管理に関わるものです。 クラウドリセラーのビジネスモデルはエンドクライアント数や利用料が増えることでメリットが生じることを説明しましたが、エンドクライアント数や取扱高が増えるということは、同時に、エンドクライアントへの請求書発行業務のオペレーションや管理コストも増えることを意味します。さらにクラウド導入メリットの一つである「従量課金」はこれに拍車をかけ、業務を複雑化させます。 クラウドリセラーは、毎月変動するエンドクライアントのコスト管理や請求書発行をクラウドベンダーから請求書を受領後、数日~1週間以内に行うことが一般的です。エンドクライアントの利用金額集計、請求金額の確認、請求書の発行の一連の処理には膨大なオペレーションコストを要します。下記は毎月の一般的なオペレーションの例です。 1. クラウドベンダーから請求書を受領 2. 請求書を確認...

コラム:「拡張型 FinOps」(Augmented FinOps)

毎年夏に米・Gartner 社から新興技術のハイプ・サイクルを取り上げたレポートが発表されていますが、米国時間 8月10日に今年の報告書が発表されました。「ハイプ・サイクル」は、注目されつつある新興技術が実用化に至るまでのどの段階にあるかを示しているもので、新技術は集めた過大な期待を一度幻滅させたのちに現実的な実用化へと進んでいくという経緯を経るという仮説をもとにしています。詳しくは、Gartner 社のサイト(日本語)をご確認ください。 今年のハイプ・サイクルでは、ZDNet の記事がタイトルでも言及しているようにメタバースや NFT などが注目されていますが、それらに分け入るかたちで「拡張型 FinOps」(Augmented FinOps)が登場しています。 本記事では、この「拡張型 FinOps」がどういった概念を指しているのか考えてみたいと思います。とりわけ、拡張型 FinOps は今回発表のハイプ・サイクル中では、いまだにアイデア・コンセプト段階にあることを示す「黎明期」(Innovation Trigger)に位置づけられ、実用段階にあたる「生産性の安定期」(Plateau of Productivity)に到達するまでは 5〜10年かかると推計されていますが、「FinOps」とこの報告書にある「拡張型 FinOps」を区別しないと、FinOps の定着はまだかなり時間がかかると誤った理解をしてしまうおそれもあるので、少し補助線を引いてみようと思います。 Hype Cycle for Emerging Tech, 2022 by Gartner 「用語解説:FinOps」の記事で見たとおり、FinOps(クラウド FinOps)を推進する非営利団体 FinOps Foundation は FinOps は、いまだ発展の途中段階にあるクラウド財務管理にかかわる規律(discupline)であり、文化的な試み(cultural practice)である。それは、開発・財務・IT・事業の各部門が共同してデータドリブンなクラウド支出を決定をすることによって組織が最大のビジネス価値を得ることを可能にする。(出典:What is FinOps by FinOps...

Column: “Augmented FinOps”

Every summer, Gartner releases an annual report on the hype cycle of emerging technologies, and the latest report was released on August 10 [1]. The Hype Cycles are based on the hypothesis that new technologies tend to follow a typical...

用語解説:FinOps

前記事「クラウド費用はなぜ把握が難しいか」で触れたとおり、企業や組織が IT 基盤(インフラ)の選定においてパブリッククラウドを検討し、実際に利用する機会が増えるなか、コストに関わる課題も次第に大きくなってきました。 こうした背景から、ファイナンス(財務)と DevOps を合わせた造語である「FinOps(クラウド FinOps)」が注目を集めています。本記事では FinOps(クラウド FinOps)の定義、類似する概念などについて整理します。 後段で説明しますが、FinOps(クラウド FinOps)とは、単発(一回性)のコスト最適化やコスト削減のアクションではなく、この用語の由来のひとつである DevOps と同様に、ビジネスの価値を継続的に向上させることを目的としてクラウドへの支出(投資)に関わるさまざまな社内(組織内)のステークホルダーが協力するための規律や文化に関する概念です。 次章で触れるように、「FinOps」という語は本記事で説明する概念とは異なる意味で従来用いられてきた用語でもあります。そこで、本記事では「FinOps(クラウド FinOps)」と記載することで意味を明確化していますが、一般的には FinOps という単語のみで「クラウド FinOps」のことを意味する機会が増えてきています。 ※ なお、この概念に関する最初の書籍であり、FinOps Foundation の創設メンバーでもある J.R. Storment と Mike Fuller による共著のタイトルも “Cloud FinOps”(以下、Storment & Fuller(2019))です。 クラウド FinOps は何ではないか 本記事で取り扱う「FinOps(クラウド FinOps)」の説明に入る前に、この概念が「何ではないか」を先に示しておきます。クラウド FinOps について早く知りたいという方は、この章を読み飛ばして、次章「クラウド FinOps...