SkyArch Networks Redeployed Workforce to the Jobs that Matter with Automating Cloud Cost Billing

SkyArch Networks Inc. is a fast-growing managed service provider established in 2001, and is recognized as an AWS Advanced Tier Services Partner with AWS Managed Service Provider certification. Specialized in server and cloud operation, SkyArch Networks offers a one-stop service from system architecting to operation and maintenance to its customers from a wide range of industries including TMC, mobile operator, SIs, startups etc.

Industry: IT Services
Number of employees: 116 (as of July, 2021)
Annual sales scale: 2.4 billion yen (FY2020)
URL:https://www.skyarch.net/

Our team is free from the monthly billing jobs that have zero tolerance for mistakes and is now able to focus on jobs that drive business impact more.

Ms. Tomomi Yoshida
Sales Support Team
SkyArch Networks Inc.

Challenges

SkyArch Networks provides a service called “SKY-OPT” which packages AWS account management, billing management, monitoring, operation, and optimization based on AWS Well-Architected Framework into one and enables its customers to use IT infrastructure on AWS securely and efficiently.

AWS billing solution is one of the major pillars of SKY-OPT, freeing its end clients from complex cost management, and making it possible for them to pay the bills in domestic currency instead of in US dollars when they receive the invoices directly from AWS.

SkyArch Networks spent a considerable amount of man-hours on the billing operations every month previously. The process started off with exporting Cost and Usage Report (CUR) from the AWS console with switching accounts managed for login and logout. The data obtained were then merged and processed in Microsoft Excel files and filtered by each client. The generated invoices then needed to be double-checked and confirmed by the respective account executives for each client in case there were any miscalculations or misunderstanding on the business terms between the sales team and the back office.

Reserved Instances (RIs) and Savings Plans (SP) management were also a source of pain to the Sales Support team at SkyArch Networks. The team had to review the bills for RIs and SP that were delivered separately, in order to confirm the amount used by instance type and region before accurately reflecting the amount to the respective invoices. The manual nature of these tasks increasingly strained the team as the number of accounts managed by SkyArch Networks increased.

“We tried to complete the process within three days every month, but we often end up working late nights”, recalls Tomomi Yoshida from the Sales Support team. It usually took 9 man-days (3 people x 3 days) before passing the invoices to the account executives for further review.

Solution Trial

SkyArch Networks heard of Alphaus Cloud through the AWS user community and thought that it would solve the problems that plagued their team. SkyArch Networks had Ripple, an account and billing management component of Alphaus Cloud, on free trial to see if it would automate the manual billing process required before issuing invoices to its clients, and mitigate another problem related to a tacit knowledge.

The complexity of AWS cost often results in the situation where a company relies solely on a specific person with a clear understanding over AWS cost and who is usually one of the most experienced AWS engineers in the company. The knowledge on AWS cost calculation and billing tends to be limited to that person, thus becoming tacit and individualized. SkyArch Networks experienced the same problem at the time.

SkyArch Networks also intended to confirm that Alphaus’ solution would optimize the operational cost for running the AWS billing solution in the mid- to long-term.

Why Alphaus Cloud

After completing the free trial, SkyArch Networks found that Alphaus Cloud would automate most of the steps in the billing process which was labor-intensive. SkyArch Networks also verified that the human errors in the billing job with zero tolerance for mistakes and the problem on the individualized tacit knowledge could be significantly decreased, and decided to sign up with Alphaus Cloud.

Tomomi refers to Alphaus’ support as another reason that SkyArch Networks chose Alphaus Cloud. “There are still few services in the industry that support the customers in the local languages and in the same time zone. We are satisfied with the support provided by the Customer Success team at Alphaus in Japanese, who are backed by a deep knowledge and experience on AWS billing.”

With Alphaus Cloud

Automating the manual jobs for calculation and invoicing with Alphaus Cloud improved the working efficiency and productivity at SkyArch Networks. The process of data collection, processing and calculation which took 9 man-days in the past has been fully automated.

“We no longer have to log in and log out of each AWS account’s console to fetch the cost data. Now, we have Alphaus Cloud that can manage a large number of AWS accounts in one place, and we can check the spend there,” says Tomomi.

With the increased efficiency, now SkyArch Networks can focus on jobs that deliver values to its clients. SkyAch Networks also provides Wave, a cost dashboard component of Alphaus Cloud designed for end clients, to its clients as a part of SKY-OPT.

“Need and granularity for cost allocation differs from one client to another. Alphaus Cloud enables us to deliver the customized cost reporting and billing to our clients effortlessly,” Tomomi continues.

SkyArch Networks keeps its effort on delivering better customer experience as well as improving the profitability through purchasing RIs and SP more strategically.

Alphaus’ Cloud Billing Automation Tool to manage AWS, Azure, GCP cloud costs and understand them accurately.

Ripple supports Managed Service Providers (Cloud Resellers) and Enterprises (CCoE / Procurement Departments). Ripple increase cloud cost visibility while reducing manual man-hours and human error by automating cost aggregation, shared costs, vendor credit allocation, and invoicing.

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コラム:「拡張型 FinOps」(Augmented FinOps)

毎年夏に米・Gartner 社から新興技術のハイプ・サイクルを取り上げたレポートが発表されていますが、米国時間 8月10日に今年の報告書が発表されました。「ハイプ・サイクル」は、注目されつつある新興技術が実用化に至るまでのどの段階にあるかを示しているもので、新技術は集めた過大な期待を一度幻滅させたのちに現実的な実用化へと進んでいくという経緯を経るという仮説をもとにしています。詳しくは、Gartner 社のサイト(日本語)をご確認ください。 今年のハイプ・サイクルでは、ZDNet の記事がタイトルでも言及しているようにメタバースや NFT などが注目されていますが、それらに分け入るかたちで「拡張型 FinOps」(Augmented FinOps)が登場しています。 本記事では、この「拡張型 FinOps」がどういった概念を指しているのか考えてみたいと思います。とりわけ、拡張型 FinOps は今回発表のハイプ・サイクル中では、いまだにアイデア・コンセプト段階にあることを示す「黎明期」(Innovation Trigger)に位置づけられ、実用段階にあたる「生産性の安定期」(Plateau of Productivity)に到達するまでは 5〜10年かかると推計されていますが、「FinOps」とこの報告書にある「拡張型 FinOps」を区別しないと、FinOps の定着はまだかなり時間がかかると誤った理解をしてしまうおそれもあるので、少し補助線を引いてみようと思います。 Hype Cycle for Emerging Tech, 2022 by Gartner 「用語解説:FinOps」の記事で見たとおり、FinOps(クラウド FinOps)を推進する非営利団体 FinOps Foundation は FinOps は、いまだ発展の途中段階にあるクラウド財務管理にかかわる規律(discupline)であり、文化的な試み(cultural practice)である。それは、開発・財務・IT・事業の各部門が共同してデータドリブンなクラウド支出を決定をすることによって組織が最大のビジネス価値を得ることを可能にする。(出典:What is FinOps by FinOps...

Column: “Augmented FinOps”

Every summer, Gartner releases an annual report on the hype cycle of emerging technologies, and the latest report was released on August 10 [1]. The Hype Cycles are based on the hypothesis that new technologies tend to follow a typical...

用語解説:FinOps

前記事「クラウド費用はなぜ把握が難しいか」で触れたとおり、企業や組織が IT 基盤(インフラ)の選定においてパブリッククラウドを検討し、実際に利用する機会が増えるなか、コストに関わる課題も次第に大きくなってきました。 こうした背景から、ファイナンス(財務)と DevOps を合わせた造語である「FinOps(クラウド FinOps)」が注目を集めています。本記事では FinOps(クラウド FinOps)の定義、類似する概念などについて整理します。 後段で説明しますが、FinOps(クラウド FinOps)とは、単発(一回性)のコスト最適化やコスト削減のアクションではなく、この用語の由来のひとつである DevOps と同様に、ビジネスの価値を継続的に向上させることを目的としてクラウドへの支出(投資)に関わるさまざまな社内(組織内)のステークホルダーが協力するための規律や文化に関する概念です。 次章で触れるように、「FinOps」という語は本記事で説明する概念とは異なる意味で従来用いられてきた用語でもあります。そこで、本記事では「FinOps(クラウド FinOps)」と記載することで意味を明確化していますが、一般的には FinOps という単語のみで「クラウド FinOps」のことを意味する機会が増えてきています。 ※ なお、この概念に関する最初の書籍であり、FinOps Foundation の創設メンバーでもある J.R. Storment と Mike Fuller による共著のタイトルも “Cloud FinOps”(以下、Storment & Fuller(2019))です。 クラウド FinOps は何ではないか 本記事で取り扱う「FinOps(クラウド FinOps)」の説明に入る前に、この概念が「何ではないか」を先に示しておきます。クラウド FinOps について早く知りたいという方は、この章を読み飛ばして、次章「クラウド FinOps...

クラウド費用はなぜ把握が難しいか

多くの企業や公的機関・教育機関が、IT 基盤(インフラ)の選定においてパブリック・クラウドを第一の選択肢として検討することがスタンダードになってきました。また、クラウドを導入済みの企業・組織内では、クラウドを用いるプロジェクトや部門が増加することで、社内でのアカウント数や利用額も増加傾向にあります。 Amazon Web Services(AWS)の掲げる「クラウドの 6つのメリット」(リンク)でも、以下のような財務的なメリットを挙げています。 従来のデータセンター・サーバー費用は、事前に投資をしたうえで資産として計上、一定期間で費用を償却する考え方(CapEx)だったが、クラウドは事前の予算計画・投資が必要なく、費用は利用した分のみの変動コスト(OpEx)となった。 クラウドベンダー(ハイパースケーラー)が規模の経済を活かして提供価格を下げていくため、ユーザーもコストメリットを享受できる。 一方で、従量課金型で提供価格も変更されるサービスであることから、多くのユーザー企業・組織においてクラウドの費用把握は課題となっています。 本記事では、ユーザー企業・組織がどのような課題を抱えているかを解説します。 クラウド費用に関する重層的な課題 図1 は、多くの企業・組織が抱えるクラウド費用に関する課題を図示したものです。上から順に見ていきます。 図1: 企業・組織の抱えるクラウド費用に関する課題(見える課題と見えない課題) 正確な費用把握の難しさ さまざまな課題のなかで、もっとも身近な課題は「正確な費用把握の難しさ」でしょう。組織内の複数の部門・プロジェクトで、複数のアカウントや複数のクラウドベンダーを用いている場合、クラウドベンダーから送られてくる多くの請求書をまとめ、各部門・プロジェクトごとに正確に利用金額を分けていくことは困難です。この複雑な計算には人的な工数がかかりがちなほか、複雑な計算を人的作業で対処する場合、計算ミスなどのヒューマンエラーも起きやすいです。 多くの企業が頭を悩ませるのはこの課題です。しかし、これは氷山の一角で、その下には「見えない課題」が存在しています。 知識に関するコスト すぐ下の層にある課題は「知識」に関するものです。なぜ正確な費用把握は難しいのでしょうか? その直接の理由は、クラウドベンダー側の提供方法・価格が複雑であり、しかも頻繁に変更されるためです。 多くの企業・組織では、クラウドの費用把握のために表計算ソフト(Excel や Google Sheet など)を用いています。クラウドの利用額が大きな企業では、内製ツールを開発している場合もあります。いずれの場合でも、クラウドベンダー側で変更が生じた場合にはマクロやシステムも変更する必要があります。つまり、費用把握のために組み上げた仕組みには「メンテナンスコスト」がかかります。 また、そもそも変更点を理解するためには、変更前の正確な理解と、変更された点(変更されたこと自体も含めて)の正確な理解が不可欠である点が問題です。こうした理由から、多くの企業・組織でひとりの「詳しい人」のみがクラウド費用を体系的に理解していることがしばしば見られます。言い換えると、「知識の属人化」が生じていることになります。 このようなメンテナンスコスト・知識の属人化は、合わせて「知識に関する見えにくいコスト」と呼べるでしょう。 クラウド費用に対する受け身の姿勢 「正確な費用把握の難しさ」や「知識に関するコスト」は、さらなる問題に関連しています。それは、クラウド費用に対する受け身の姿勢です。最初に挙げた「正確な費用把握の難しさ」は、すでにかかった費用に関するものでした。かかった費用についても正確に把握するために手間がかかっている状況では、これからかかる費用についてあらかじめ把握することはさらに難しいでしょう。 しかし、クラウドの特徴のひとつは「従量課金」である点でした。従量課金サービスこそ、今月あるいは今四半期でどれくらいの費用に着地しそうかなどを予測して費用をコントロールすることが必要ですが、費用を適時に把握できないことにはそうしたプロアクティブな取り組みもできません。 使いっぱなしのクラウド費用 その結果、クラウド費用はクラウドベンダーから送られてきた請求書をそのまま払うだけの状況に陥ってしまいがちです。クラウドベンダーの提供するさまざまな購入オプションや、費用削減のための施策を講じることによって、クラウドベンダーがアピールしているコストメリットは実現可能ですが、費用の最適化・削減に着手できている企業・組織はけっして多くありません。 組織にとっての課題 最後に、上で挙げた問題点を組織の観点からまとめ直してみましょう。 以下のように「コスト把握・最適化」、「作業負荷」、「コスト意識」の 3つに分類できます。この 3つは「アクション」、「プロセス」、「マインドセット」に対応しているとも言えます。 アクションレベルでの課題:コスト把握・最適化 社内・組織内の部門ごと・プロジェクトごとのコストを正確かつ即時的な把握が難しく、コストに関する課題の所在を特定しにくい。 正確・即時なコストが把握されていないことで、その先のコスト削減・最適化への打ち手を取れない。...